Deschizi un punct de lucru în trei etape: adopți hotărârea de înființare și obții dovada dreptului de folosință asupra spațiului, înregistrezi mențiunea la Registrul Comerțului, apoi declari sediul secundar la ANAF și obții autorizațiile cerute de activitatea pe care o desfășori acolo. Punctul de lucru este locul în care lucrezi efectiv, spre deosebire de sediul social, care este doar adresa oficială a firmei. Dacă vinzi, produci, depozitezi sau primești clienți la altă adresă decât sediul, ai nevoie de el.
Când este obligatoriu să deschizi un punct de lucru
Regula practică: dacă desfășori activitate cu caracter permanent sau constant la o adresă care nu este sediul social, acea adresă trebuie declarată ca sediu secundar. Este cazul magazinului, atelierului, depozitului, cabinetului, salonului, biroului în care lucrează echipa, dar și al unei locații de producție închiriate pe termen lung.
Nu ai nevoie de punct de lucru pentru deplasări ocazionale la clienți, pentru un târg de câteva zile sau pentru munca la domiciliul unui angajat, dacă activitatea rămâne ocazională. Granița dintre ocazional și permanent se apreciază în funcție de fapte, nu de intenție, deci dacă închiriezi un spațiu pe un an, tratează-l ca punct de lucru.
Există și un plan fiscal al problemei: pentru sediile secundare cu salariați apar obligații de înregistrare fiscală și de declarare a impozitului pe venitul din salarii către bugetul local unde este sediul secundar, în condițiile prevăzute de Codul fiscal și de Codul de procedură fiscală. Verifică situația concretă cu un contabil, pentru că regulile s-au modificat de-a lungul anilor.
Ce documente pregătești
- Hotărârea adunării generale a asociaților sau decizia asociatului unic privind înființarea punctului de lucru, cu adresa exactă și activitățile desfășurate acolo.
- Dovada dreptului de folosință asupra spațiului: act de proprietate, contract de închiriere, comodat sau contract de asociere în participațiune.
- Declarația pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor de funcționare pentru activitățile care se vor desfășura la acea adresă.
- Cererea de înregistrare de mențiuni, în formularul-tip publicat de Registrul Comerțului.
- Codurile CAEN autorizate pentru punctul de lucru, care trebuie să existe deja în obiectul de activitate al firmei.
- Dovada achitării taxelor, dacă sunt datorate la momentul depunerii.
- Acordul asociației de proprietari și al vecinilor, dacă spațiul este într-un imobil de locuințe și activitatea o impune.
Lista exactă și formularele actuale se publică pe onrc.ro. Depunerea se poate face online, prin portalul de servicii al Registrului Comerțului, sau la ghișeu. Dacă activitatea de la punctul de lucru nu se regăsește în codurile CAEN ale firmei, trebuie mai întâi să adaugi codul respectiv printr-o mențiune separată.
Pașii, în ordine
- Alege spațiul și verifică destinația imobilului: pentru comerț și alimentație publică nu poți folosi orice spațiu de locuit.
- Semnează contractul de închiriere sau de comodat, cu mențiunea expresă a dreptului de a înființa punct de lucru.
- Adoptă hotărârea asociaților sau decizia asociatului unic privind înființarea sediului secundar.
- Depune cererea de mențiuni la Registrul Comerțului, împreună cu dovada spațiului și declarațiile-tip.
- După înregistrare, verifică obligațiile fiscale ale sediului secundar și, unde e cazul, depune declarația de înregistrare fiscală prevăzută de ANAF.
- Obține autorizația de funcționare de la primăria localității unde se află punctul de lucru.
- Obține avizele specifice: sanitar, sanitar-veterinar, de mediu, PSI, în funcție de activitate.
- Afișează la punctul de lucru documentele cerute de lege, inclusiv informațiile pentru protecția consumatorilor, dacă lucrezi cu publicul.
- Actualizează programul de facturare și evidența, dacă emiți documente de la acea locație.
Autorizații și avize: partea care durează cel mai mult
Înregistrarea la Registrul Comerțului este de obicei partea rapidă. Ce ia timp sunt avizele. Autorizația de funcționare se emite de primăria pe raza căreia se află spațiul, iar cerințele diferă de la o localitate la alta: unele cer plan de situație, altele dovada salubrizării sau avizul de securitate la incendiu.
Pentru alimentație publică și producție alimentară intervin direcția sanitar-veterinară și direcția de sănătate publică. Pentru activități cu impact asupra mediului, agenția de mediu. Pentru spații mari sau cu aglomerări de persoane, avizul de securitate la incendiu. Verifică din timp ce ți se aplică, pentru că multe firme semnează contracte de chirie și abia apoi descoperă că spațiul nu poate fi autorizat.
| Situație | Ai nevoie de punct de lucru? | Ce mai verifici |
|---|---|---|
| Lucrezi singur, de acasă, la adresa sediului social | Nu | Că sediul social acoperă activitatea desfășurată |
| Ai deschis un magazin în alt oraș | Da | Autorizație de funcționare de la primăria locală, avize specifice |
| Închiriezi un depozit pentru marfă | Da | Destinația spațiului, PSI, contract pe firmă |
| Mergi la clienți, ocazional, în alte județe | Nu, ca regulă | Dacă activitatea devine permanentă la o adresă fixă |
| Angajezi oameni care lucrează într-un birou închiriat | Da | Obligațiile fiscale ale sediului secundar cu salariați |
Costuri la care să te aștepți
Costurile se împart în trei: taxele de registru și eventualele onorarii pentru redactarea actelor, taxele pentru autorizația de funcționare și avize, care diferă de la o primărie la alta, și costurile spațiului — chirie, garanție, amenajare, utilități. Nu memora sume din articole: taxele de registru și cele locale se modifică prin acte normative și prin hotărâri de consiliu local. Cere lista actualizată de la ONRC și de la primăria locală.
Greșeli care te costă
- Începi activitatea înainte de a obține autorizația de funcționare. Este cea mai frecventă cauză de amendă la primul control.
- Închiriezi un spațiu cu destinație de locuință pentru o activitate care cere spațiu comercial.
- Uiți că punctul de lucru trebuie să aibă codurile CAEN autorizate în obiectul de activitate al firmei.
- Nu declari sediul secundar la ANAF atunci când ai salariați acolo.
- Nu închizi punctul de lucru în evidențe după ce ai renunțat la spațiu, ceea ce lasă obligații active pe firmă.
- Semnezi contractul de chirie pe persoană fizică, nu pe firmă, și rămâi fără dovada spațiului pentru dosar.