După ce primești certificatul de înregistrare cu CUI, firma există juridic și intră imediat într-un set de obligații: deschizi contul bancar, obții semnătura electronică și te înregistrezi în Spațiul Privat Virtual al ANAF, semnezi contractul cu un contabil, clarifici regimul fiscal și pregătești partea de facturare electronică. În paralel verifici dacă activitatea ta are nevoie de autorizații sau avize suplimentare. Mai jos ai checklistul primelor 30 de zile, împărțit pe zone: administrativ, bancar, fiscal și contabil.
Ce se întâmplă în momentul înmatriculării
La finalul procedurii de la Registrul Comerțului primești certificatul de înregistrare, care conține codul unic de înregistrare, și certificatele constatatoare pentru activitățile declarate. Codul unic de înregistrare este, în același timp, codul tău fiscal: din acel moment ești contribuabil înregistrat și figurezi în evidențele ANAF cu vectorul fiscal stabilit la înmatriculare.
Vectorul fiscal este lista obligațiilor declarative pe care le are firma ta: impozit pe veniturile microîntreprinderilor sau impozit pe profit, TVA dacă te-ai înregistrat, contribuții pentru salariați dacă vei avea angajați și așa mai departe. Prima verificare pe care o faci după înmatriculare este dacă vectorul fiscal reflectă realitatea firmei — dacă nu, se corectează printr-o declarație de mențiuni.
Primele 7 zile: cont bancar și acces electronic
Contul bancar de firmă este primul pas practic, pentru că fără el nu poți încasa, nu poți transfera capitalul social din contul de vărsământ și nu poți plăti taxe prin ordin de plată. Băncile cer, în general, certificatul de înregistrare, actul constitutiv, actul de identitate al administratorului și, uneori, dovada sediului. Fiecare bancă are propria listă, așa că sună înainte să te deplasezi.
În paralel, obții un certificat digital calificat de la un furnizor acreditat și îl folosești pentru a înrola firma în Spațiul Privat Virtual al ANAF. SPV nu este opțional în practică: prin el primești notificările, depui declarațiile și transmiți facturile în sistemul național de facturare electronică. Procedura de înrolare și lista documentelor sunt publicate pe anaf.ro.
Primele 14 zile: contabilul și regimul fiscal
Contractul cu un contabil sau cu o firmă de contabilitate se semnează înainte de prima operațiune, nu după. Motivul e simplu: modul în care înregistrezi primele documente, ce regim fiscal alegi și ce declarații ai de depus se stabilesc de la început, iar corecțiile ulterioare costă timp și, uneori, penalități. Contabilul îți spune concret ce declarații depune firma ta și la ce termene.
Regimul fiscal se clarifică tot acum. Pentru un SRL, întrebările sunt dacă îndeplinești condițiile pentru regimul microîntreprinderii sau intri pe impozit pe profit, dacă te înregistrezi în scopuri de TVA de la început sau aștepți depășirea plafonului, și dacă activitatea ta intră în vreo categorie cu reguli speciale. Condițiile și plafoanele se modifică frecvent prin acte normative, așa că nu porni de la ce știai anul trecut — verifică pe anaf.ro și cere confirmarea contabilului.
Primele 30 de zile: facturare, documente, autorizații
Înainte să emiți prima factură, alege programul de facturare și verifică dacă transmite în sistemul național de facturare electronică. Emiterea facturii în afara sistemului, când ai obligația de a o transmite, este o problemă care se descoperă târziu și se sancționează. Tot acum stabilești seriile și numerele de facturi și cine are dreptul să le emită în firmă.
Verifică separat autorizațiile: certificatul constatator de la Registrul Comerțului atestă că ai declarat activitatea, dar nu înlocuiește autorizațiile sanitare, sanitar-veterinare, de mediu, ISU sau alte avize cerute de reglementările sectoriale. Lista depinde de codurile CAEN pe care le desfășori efectiv și de locul în care lucrezi.
Checklist: primele 30 de zile
- Verifică datele din certificatul de înregistrare și din certificatele constatatoare — orice greșeală se corectează mai ușor imediat.
- Deschide contul bancar al firmei și transferă capitalul social din contul de vărsământ.
- Obține un certificat digital calificat de la un furnizor acreditat.
- Înrolează firma în Spațiul Privat Virtual al ANAF și verifică vectorul fiscal.
- Semnează contractul cu contabilul sau cu firma de contabilitate și stabilește fluxul lunar de documente.
- Clarifică regimul de impozitare aplicabil și dacă te înregistrezi în scopuri de TVA.
- Alege programul de facturare și testează transmiterea în sistemul de facturare electronică.
- Verifică ce autorizații, avize și notificări sunt necesare pentru activitatea ta concretă.
- Dacă vei avea angajați, pregătește din timp obligațiile de înregistrare a contractelor de muncă.
- Dacă prelucrezi date personale, pune la punct informarea și evidențele cerute de regulile GDPR.
- Stabilește unde și cum păstrezi documentele firmei, pe hârtie și electronic.
- Notează în calendar termenele declarative comunicate de contabil.
Cine ce face: tu, contabilul, banca
| Obligație | Cine o rezolvă | Unde verifici cerințele |
|---|---|---|
| Deschiderea contului bancar | Administratorul, la bancă | Lista de documente a băncii alese |
| Certificat digital și înrolare în SPV | Administratorul sau împuternicitul | anaf.ro, secțiunea servicii online |
| Verificarea și corectarea vectorului fiscal | Contabilul, prin declarație de mențiuni | anaf.ro, formulare de înregistrare fiscală |
| Alegerea regimului de impozitare | Administratorul, cu avizul contabilului | anaf.ro și Codul fiscal pe legislatie.just.ro |
| Autorizații și avize sectoriale | Administratorul, la autoritățile competente | Autoritatea care emite avizul respectiv |
Firma fără activitate: ce obligații rămân
O greșeală frecventă este să crezi că, dacă nu ai facturat nimic, nu ai nicio obligație. În general, o firmă înmatriculată depune declarațiile prevăzute de lege pentru situația ei, chiar și pe zero, și depune situațiile financiare anuale. Nedepunerea atrage sancțiuni și, în timp, poate duce la declararea firmei drept inactivă fiscal, ceea ce creează probleme serioase în relația cu clienții și cu banca.
Dacă nu vei desfășura activitate o perioadă mai lungă, discută cu contabilul varianta suspendării activității, care are propria procedură la Registrul Comerțului și efecte fiscale specifice. Nu presupune că „lași firma așa” este o soluție neutră.