Un SRL se înființează la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă tribunalul din județul unde va avea sediul social, iar dosarul se poate depune online, prin portalul de servicii al ONRC, sau fizic, la ghișeu. Procedura are, în esență, șapte pași: rezervi denumirea, stabilești sediul social, redactezi actul constitutiv, verși capitalul social, pregătești declarațiile cerute, depui dosarul și primești certificatul de înmatriculare. Mai jos ai fiecare pas explicat, lista actelor, ce influențează costul și ce faci imediat după ce firma există.
Pasul 1 — Rezervarea denumirii
Primul lucru pe care îl faci este verificarea disponibilității numelui și rezervarea lui la Registrul Comerțului. Cererea se depune online sau la ghișeu, iar rezultatul este o dovadă de rezervare valabilă o perioadă limitată. Pregătește două-trei variante de nume, pentru că refuzurile din motive de similaritate cu firme existente sunt frecvente. Verifică în paralel dacă numele nu intră în conflict cu o marcă înregistrată și dacă domeniul de internet asociat este liber — sunt lucruri mult mai ușor de rezolvat înainte de înmatriculare decât după.
Pasul 2 — Sediul social
Orice SRL are nevoie de un sediu social declarat, iar la dosar trebuie să atașezi documentul care îți dă dreptul de folosință asupra spațiului: contract de închiriere, contract de comodat, extras de carte funciară sau alt document acceptat, în funcție de situație. Sediul poate fi într-un imobil propriu, într-un spațiu închiriat, la un cabinet de avocat care oferă acest serviciu sau într-un apartament, cu respectarea condițiilor legale privind acordul vecinilor și al asociației de proprietari, acolo unde este cazul.
Alegerea sediului nu e o formalitate: determină la ce oficiu al Registrului Comerțului depui dosarul, unde primești corespondența oficială și, în anumite situații, ce autorizații ai nevoie. Dacă vei desfășura activitate efectivă în alt loc, vei avea nevoie de un punct de lucru declarat separat.
Pasul 3 — Actul constitutiv
Actul constitutiv este documentul care definește firma. Se redactează în formă scrisă și, ca regulă, se poate încheia sub semnătură privată; forma autentică notarială este necesară în situațiile prevăzute expres de lege, cum ar fi aportul unui imobil la capitalul social. Trebuie să conțină, între altele, datele asociaților, denumirea și sediul, obiectul de activitate exprimat prin coduri CAEN, capitalul social și aportul fiecărui asociat, numărul și valoarea părților sociale, administratorul și puterile lui, precum și regulile de repartizare a profitului și a pierderilor.
Două decizii de aici produc cele mai multe probleme ulterioare: alegerea codurilor CAEN — trebuie să acopere ce vei face efectiv, inclusiv activitățile pe care le anticipezi — și modul în care se iau deciziile între asociați. Dacă sunteți doi asociați cu participații egale, stabiliți din start cum se deblochează o situație în care nu sunteți de acord.
Pasul 4 — Capitalul social
Capitalul social se stabilește prin actul constitutiv, se împarte în părți sociale între asociați și se varsă înainte de depunerea dosarului, de regulă printr-o unitate bancară sau prin altă modalitate acceptată, urmând să atașezi dovada la cerere. Valoarea minimă și regulile de vărsare sunt stabilite prin Legea societăților nr. 31/1990 și pot fi modificate prin acte normative, așa că verifică cerințele în vigoare pe onrc.ro înainte să faci demersurile.
Un capital social mai mare decât minimul nu îți aduce beneficii fiscale, dar poate conta în relația cu bănci, cu instituții publice sau cu parteneri mari, care se uită la el ca la un indicator de seriozitate. Aportul poate fi în numerar și, în condițiile legii, în natură.
Pasul 5 — Actele necesare la dosar
- Cererea de înregistrare, completată conform formularului pus la dispoziție de ONRC.
- Dovada rezervării denumirii firmei.
- Actul constitutiv, semnat de toți asociații.
- Documentul care atestă dreptul de folosință asupra spațiului cu destinație de sediu social și, dacă e cazul, acordurile necesare pentru imobilele cu locuințe.
- Dovada vărsării capitalului social.
- Declarațiile asociaților și ale administratorului privind îndeplinirea condițiilor legale pentru deținerea acestor calități.
- Actele de identitate ale asociaților și administratorilor, în copie.
- Specimenul de semnătură al administratorului, în forma cerută de procedura în vigoare.
- Dovada achitării taxelor, dacă sunt datorate.
- Împuternicire, dacă dosarul este depus de altcineva în numele tău.
Lista exactă și formularele actualizate se găsesc pe onrc.ro, la secțiunea dedicată înmatriculării persoanelor juridice. Procedura se mai schimbă, iar un dosar depus cu formulare vechi se întoarce cu cerere de completare, ceea ce înseamnă timp pierdut.
Pasul 6 — Depunerea dosarului și termenele
Dosarul se depune online, prin portalul de servicii ONRC, folosind o semnătură electronică, sau fizic la ghișeul oficiului competent. După verificare, cererea se soluționează în termenele prevăzute de procedură, iar dacă lipsesc documente primești o cerere de completare cu un termen de răspuns. La final, primești certificatul de înregistrare cu CUI-ul firmei, rezoluția de înmatriculare și certificatele constatatoare pentru autorizarea activităților declarate.
Termenele efective diferă de la un oficiu la altul și în funcție de volumul de cereri, așa că nu programa nimic cu dată fixă — contracte, licitații, evenimente — înainte de a avea CUI-ul în mână.
Costurile: din ce se compun
| Categorie de cost | Ce include | Unde verifici valoarea |
|---|---|---|
| Taxe la Registrul Comerțului | Taxa de înregistrare și, după caz, alte tarife pentru servicii ONRC | Lista de tarife publicată pe onrc.ro |
| Redactare acte | Onorariu pentru actul constitutiv și declarații, dacă apelezi la avocat sau consultant | Direct la furnizorul de servicii |
| Notar, dacă e cazul | Autentificări sau declarații în formă autentică, acolo unde legea le cere | La biroul notarial |
| Sediul social | Chirie, contract de comodat sau serviciu de găzduire a sediului | La proprietar sau la furnizorul serviciului |
| Semnătură electronică | Certificat digital calificat, necesar pentru depunerea online și pentru SPV | La furnizorii acreditați |
Nu scrie nicăieri o sumă totală „standard”, pentru că nu există: diferența dintre un SRL înființat singur, online, cu sediu la un imobil propriu, și unul făcut prin intermediar, cu sediu închiriat, este semnificativă. Mai important decât costul de înființare este costul lunar de funcționare — contabilitate, sediu, eventuale abonamente — pentru că îl plătești inclusiv în lunile fără încasări.
Ce faci imediat după înmatriculare
- Deschide contul bancar al firmei și transferă capitalul social din contul de vărsământ.
- Obține un certificat digital calificat și înregistrează firma în Spațiul Privat Virtual al ANAF.
- Stabilește, împreună cu un contabil, regimul fiscal aplicabil și eventualele înregistrări suplimentare.
- Semnează contractul cu contabilul sau cu firma de contabilitate înainte de prima operațiune.
- Pregătește-te pentru facturare: alege un program compatibil cu sistemul de facturare electronică.
- Verifică ce autorizații și avize sunt necesare pentru activitatea ta concretă.
- Dacă vei avea angajați, informează-te din timp despre obligațiile de înregistrare a contractelor de muncă.