Ca PFA în sistem real poți deconta cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității, dacă sunt justificate cu documente și înregistrate în evidența contabilă. Intră aici, în principiu, materialele și mărfurile, serviciile de care ai nevoie ca să livrezi, chiria și utilitățile spațiului folosit pentru activitate, echipamentele și software-ul, comisioanele bancare, asigurările profesionale, formarea profesională, deplasările și cheltuielile de promovare. Unele categorii sunt deductibile doar în limitele stabilite prin Codul fiscal, iar altele nu sunt deductibile deloc. Dacă ești pe normă de venit, discuția nu se aplică: impozitul se calculează la norma stabilită, indiferent de cheltuieli.
Prima întrebare: ești în sistem real sau pe normă de venit?
Toate regulile de deductibilitate au sens doar în sistem real, unde venitul net se calculează ca diferență între venitul brut încasat și cheltuielile deductibile plătite. Dacă activitatea ta este inclusă în lista celor pentru care se stabilesc norme anuale de venit și ești impozitat astfel, cheltuielile nu influențează impozitul pe venit. Poți totuși să ai obligații de evidență, iar contribuțiile sociale se calculează după reguli proprii.
De aceea, prima decizie nu este „ce pot deconta”, ci „în ce sistem sunt impozitat și mă avantajează”. Un PFA cu cheltuieli reale mari este de obicei mai bine servit de sistemul real; unul cu cheltuieli aproape inexistente poate fi avantajat de normă, dacă activitatea permite.
Condițiile generale de deductibilitate
- Cheltuiala este efectuată în cadrul activității desfășurate, în scopul realizării venitului — legătura cu activitatea trebuie să poată fi explicată simplu.
- Există un document justificativ care respectă cerințele legale: factură emisă pe numele și codul fiscal al PFA-ului, bon fiscal conform, contract, stat de plată, extras bancar, ordin de deplasare.
- Plata este efectivă în perioada pentru care se face calculul, pentru că evidența în partidă simplă funcționează pe principiul încasări–plăți.
- Cheltuiala este înregistrată în registrul-jurnal de încasări și plăți și în celelalte registre obligatorii.
- Nu se încadrează în categoriile expres declarate nedeductibile de Codul fiscal și nu depășește limitele prevăzute pentru cheltuielile cu deductibilitate limitată.
Ce se deduce, în general
Lista de mai jos este orientativă și descrie categorii, nu cazuri individuale. Încadrarea concretă depinde de activitatea ta și de documente. Discută-le cu contabilul înainte să presupui că o cheltuială mare intră la deducere.
| Categorie | Tratament uzual | Ce document îți trebuie |
|---|---|---|
| Materiale, marfă, consumabile | Deductibil dacă e folosit în activitate | Factură pe PFA, aviz, NIR unde e cazul |
| Chirie și utilități pentru spațiul de activitate | Deductibil integral sau proporțional dacă spațiul e mixt | Contract de închiriere, facturi de utilități |
| Echipamente și software | Deductibil direct sau prin amortizare, în funcție de valoare și durată | Factură, fișa mijlocului fix |
| Servicii externalizate (contabilitate, IT, marketing) | Deductibil dacă sunt legate de activitate | Contract și factură |
| Deplasări, transport, cazare | Deductibil în condițiile și limitele din Codul fiscal | Ordin de deplasare, facturi, bonuri conforme |
Cheltuielile parțial deductibile și cele mixte
Codul fiscal prevede categorii de cheltuieli deductibile doar în limita unui procent din venitul brut sau a unui plafon: de exemplu cheltuielile de protocol, cotizațiile către asociații profesionale, anumite cheltuieli sociale, primele de asigurare voluntară de sănătate sau contribuțiile la fonduri de pensii facultative. Procentele se schimbă, deci nu le memora — verifică-le la sursă în anul fiscal curent.
Separat există cheltuielile mixte, adică cele folosite atât personal, cât și profesional: telefonul, internetul, autoturismul, o parte din locuință folosită ca birou. Aici deducerea se face proporțional cu utilizarea în activitate, iar pentru vehicule Codul fiscal are reguli specifice de limitare, condiționate de modul de justificare a utilizării. Criteriul pe care îl folosești — metri pătrați, foaie de parcurs, procent de utilizare — trebuie să fie rezonabil și consecvent, nu inventat la final de an.
Ce nu se deduce, aproape niciodată
- Cheltuielile personale și cele ale familiei, chiar dacă sunt plătite din contul PFA-ului.
- Amenzile, penalitățile și majorările de întârziere datorate autorităților române sau străine, în condițiile prevăzute de lege.
- Cheltuielile fără document justificativ sau cu documente care nu conțin elementele obligatorii.
- Sumele care reprezintă retrageri ale titularului pentru nevoi proprii — acestea nu sunt cheltuieli, ci utilizarea profitului.
- Donațiile și sponsorizările peste limitele și condițiile prevăzute de lege.
- Cheltuielile care nu au nicio legătură demonstrabilă cu activitatea declarată prin codurile CAEN autorizate.
Disciplina documentelor: partea care decide totul
În practică, cele mai multe cheltuieli respinse nu sunt respinse pentru că erau nepotrivite, ci pentru că lipsea documentul sau documentul era pe numele persoanei fizice, nu al PFA-ului. Cere de fiecare dată factură cu datele complete ale PFA-ului: denumire, sediu profesional, cod de înregistrare fiscală.
Ține documentele într-un singur loc, digital și organizat pe luni. Dacă folosești un card personal pentru o cheltuială profesională, notează asta și decontează corect. Iar dacă ai încasări și plăți în mai multe conturi, separă-le: un cont dedicat activității îți economisește ore de reconstituire la final de an.