Înființezi un PFA depunând o cerere de înregistrare la Oficiul Registrului Comerțului din județul în care îți stabilești sediul profesional, însoțită de actul de identitate, dovada sediului, declarația pe propria răspundere privind condițiile de funcționare și documentele care atestă pregătirea profesională acolo unde activitatea o cere. Cererea se poate depune online, prin portalul ONRC, sau fizic la ghișeu, iar după soluționare primești certificatul de înregistrare și certificatul constatator. Din acel moment ești contribuabil: urmează înregistrarea în SPV, declarația privind veniturile și evidența contabilă.
Înainte de dosar: trei decizii care schimbă tot restul
Cele mai multe blocaje la Registrul Comerțului nu vin din acte lipsă, ci din decizii luate în grabă. Prima e forma juridică: PFA sau SRL. A doua e activitatea pe care o vei declara, adică codurile CAEN. A treia e sediul profesional — adresa la care PFA-ul este înregistrat și pentru care trebuie să ai un drept de folosință dovedibil.
PFA-ul este potrivit când lucrezi singur sau cu foarte puțini colaboratori, când activitatea ta ține de munca ta personală și când vrei acces direct la banii încasați, fără procedura de dividende. Dezavantajul principal este răspunderea: ca PFA răspunzi pentru datoriile din activitate cu patrimoniul de afectațiune și, în condițiile prevăzute de lege, cu bunurile personale. Dacă activitatea presupune riscuri contractuale mari, stocuri, credite sau asociați, discuția se mută spre SRL.
Actele necesare pentru înregistrarea unui PFA
Lista exactă și formularele tipizate se găsesc pe site-ul ONRC, la secțiunea dedicată persoanelor fizice autorizate, și se actualizează periodic. În linii mari, dosarul cuprinde următoarele documente.
- Cererea de înregistrare, completată pe formularul-tip pus la dispoziție de ONRC.
- Copie după actul de identitate al persoanei care se autorizează.
- Dovada verificării disponibilității și rezervării firmei — denumirea sub care va funcționa PFA-ul, de regulă numele tău.
- Dovada dreptului de folosință asupra sediului profesional: act de proprietate, contract de închiriere, contract de comodat, plus acordul coproprietarilor sau al asociației de proprietari acolo unde legea îl cere.
- Declarația pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor de funcționare prevăzute de legislația specifică (sanitară, sanitar-veterinară, protecția mediului, protecția muncii).
- Documentele care atestă pregătirea sau experiența profesională, atunci când activitatea aleasă este reglementată și cere calificare.
- Specimenul de semnătură, dacă este solicitat, și dovada achitării tarifelor de registru.
Dacă depui online, documentele se încarcă scanate în portalul ONRC și se semnează electronic. Dacă nu ai semnătură electronică, poți depune la ghișeu sau prin poștă. Termenul de soluționare și tarifele sunt afișate pe onrc.ro; nu te baza pe cifre auzite de la cunoscuți, pentru că se modifică.
Codurile CAEN: cum alegi și câte poți avea
Codul CAEN descrie activitatea pe care o desfășori. Pentru PFA, legea limitează numărul de coduri care pot fi autorizate, iar practica Registrului Comerțului cere ca acestea să fie coerente între ele și cu pregătirea ta profesională. Alege un cod principal care descrie cel mai bine sursa majoritară de venit și adaugă coduri secundare doar pentru activități pe care chiar le vei factura.
Nu supraîncărca lista „ca să fie”. Unele coduri atrag condiții de autorizare suplimentare, altele au regim fiscal special — de exemplu, activitățile pentru care se aplică norme de venit sunt stabilite prin ordin, pe județe. Verifică lista actualizată a codurilor și încadrările pe sursele oficiale înainte să depui dosarul.
Autorizarea funcționării și avizele suplimentare
Autorizarea generală se obține prin declarația pe propria răspundere depusă odată cu dosarul: declari că îndeplinești condițiile de funcționare pentru sediul profesional și pentru activitățile declarate. Există însă domenii în care declarația nu e suficientă și ai nevoie de avize sau autorizații de la autorități specifice — direcția sanitar-veterinară, direcția de sănătate publică, inspectoratul pentru situații de urgență, autoritatea de transport, în funcție de activitate.
Dacă activitatea se desfășoară la sediul clientului, la domiciliul tău sau exclusiv online, formalitățile sunt de regulă mai simple, dar tot trebuie declarate corect. Verifică cerințele exacte pentru codul tău CAEN înainte să începi să facturezi, nu după.
Cât costă, de fapt, înființarea unui PFA
Costul se compune din tarifele Registrului Comerțului, eventualele taxe pentru rezervarea denumirii și copii certificate, costul semnăturii electronice dacă alegi depunerea online și, opțional, onorariul unui consultant sau al unei firme care îți pregătește dosarul. Toate aceste valori se schimbă în timp, așa că nu le trata ca pe cifre fixe.
| Categorie de cost | Cine îl încasează | Obligatoriu? | Unde verifici valoarea |
|---|---|---|---|
| Tarife de înregistrare și publicitate | Oficiul Registrului Comerțului | Da | onrc.ro, secțiunea tarife |
| Rezervare denumire | Oficiul Registrului Comerțului | Da | onrc.ro |
| Semnătură electronică calificată | Furnizor autorizat de servicii de certificare | Doar pentru depunere online și SPV | Site-ul furnizorului ales |
| Consultanță / pregătire dosar | Consultant, cabinet, firmă specializată | Nu | Oferta prestatorului |
| Contabilitate lunară sau anuală | Contabil sau firmă de contabilitate | Nu prin lege, dar recomandat | Oferta prestatorului |
Ce faci în primele două săptămâni după înregistrare
- Îți creezi acces în Spațiul Privat Virtual (SPV) al ANAF — comunicarea cu fiscul se face electronic.
- Verifici ce declarații ai de depus și la ce termene, în funcție de sistemul de impunere (normă de venit sau sistem real).
- Deschizi un cont bancar dedicat activității, ca să separi clar încasările profesionale de banii personali.
- Îți alegi programul de facturare și te asiguri că poate transmite facturile prin sistemul electronic, acolo unde ești obligat.
- Începi evidența contabilă: registrul-jurnal de încasări și plăți, registrul inventar și dosarul cu documente justificative.
- Stabilești dacă și când devii plătitor de TVA, în funcție de plafonul în vigoare, verificat pe sursa oficială.