Un PFA depune, ca regulă, Declarația Unică (formularul 212), prin care declară veniturile realizate și stabilește impozitul pe venit și contribuțiile sociale — CAS și CASS — datorate. Peste această obligație de bază apar declarații suplimentare doar dacă PFA-ul este înregistrat în scopuri de TVA (decont de TVA și declarații informative), dacă are angajați (declarația 112) sau dacă intră în calendarul raportărilor digitale precum e-Factura. Termenul de depunere al Declarației Unice este stabilit anual prin lege și se verifică pe anaf.ro, împreună cu formularul în vigoare.
Declarația Unică: de ce e centrul obligațiilor tale
Spre deosebire de un SRL, care raportează impozitul pe activitate prin declarația 100 și îl plătește periodic, un PFA concentrează aproape totul într-un singur formular anual. Declarația Unică cuprinde două zone: veniturile realizate în anul anterior, cu impozitul și contribuțiile aferente, și, unde legea prevede, estimările pentru anul curent, în funcție de regimul de impunere ales.
Din această structură rezultă un lucru practic: dacă nu ții evidența pe parcursul anului, la termenul de depunere nu ai de unde reconstitui cifrele. Registrul de evidență fiscală, registrul-jurnal de încasări și plăți și dosarul de documente justificative nu sunt formalități birocratice, ci baza de calcul din declarație.
Normă de venit sau sistem real: ce schimbă la declarații
La impunerea pe bază de normă de venit, impozitul se calculează pornind de la o normă anuală stabilită de direcțiile regionale ale finanțelor publice pentru codul CAEN și zona respectivă, nu de la încasările reale. Declarația Unică se completează pornind de la această normă, iar cheltuielile efective nu reduc, în general, impozitul. Condițiile în care poți rămâne la normă de venit sunt prevăzute de Codul fiscal și includ un plafon de venituri care se verifică anual.
La sistemul real, venitul net se calculează ca diferență între venitul brut încasat și cheltuielile deductibile efectuate în scopul activității. Aici, evidența contabilă contează direct în suma de plată, iar regulile privind cheltuielile deductibile devin esențiale. Trecerea de la un sistem la altul se face prin opțiune, în condițiile și la termenele prevăzute de lege, sau automat, atunci când se depășesc plafoanele.
CAS și CASS: contribuții condiționate de plafoane
Contribuția de asigurări sociale (CAS, pensie) și contribuția de asigurări sociale de sănătate (CASS) se datorează de PFA în condițiile și la plafoanele prevăzute de Codul fiscal, raportate la salariul minim brut pe țară. Mecanismul este cel care generează cele mai multe confuzii: dacă venitul se situează sub un anumit plafon, contribuția poate să nu fie datorată sau poate fi datorată la un nivel minim, cu posibilitatea de a opta pentru asigurare.
Pentru că atât plafoanele, cât și cotele și modul de calcul s-au modificat de mai multe ori în ultimii ani, nu lucra cu sume memorate sau cu articole vechi. Deschide formularul Declarației Unice în vigoare și instrucțiunile de completare publicate de ANAF, care conțin regulile aplicabile anului respectiv. Un contabil îți poate confirma încadrarea în câteva minute.
Declarațiile care apar doar în anumite situații
Înregistrarea în scopuri de TVA aduce decontul de TVA (formularul 300), la perioada fiscală stabilită de ANAF, plus declarația 394 pentru operațiunile interne între persoane înregistrate în scopuri de TVA și declarația 390 pentru operațiuni intracomunitare. Un PFA neînregistrat în scopuri de TVA care face achiziții intracomunitare peste plafonul legal are obligații proprii, inclusiv înregistrarea specială și declarația 301.
Angajarea unei persoane schimbă categoria: PFA-ul devine angajator, cu declarația 112 depusă recurent, cu obligații în registrul general de evidență a salariaților și cu regulile din legislația muncii. Separat, e-Factura funcționează ca obligație de transmitere în sistemul RO e-Factura pentru categoriile prevăzute de lege, iar calendarul de intrare pe categorii de contribuabili se verifică pe anaf.ro.
Harta declarațiilor unui PFA
| Situație | Ce depui | Periodicitate |
|---|---|---|
| PFA fără angajați, fără TVA | Declarația Unică (D212) | Anual, la termenul stabilit prin lege |
| PFA înregistrat în scopuri de TVA | D212 + decont TVA (D300) + D394 | Anual + lunar/trimestrial, după perioada fiscală |
| PFA cu tranzacții în UE | D390 pentru perioadele cu operațiuni; D301 în cazurile speciale | În funcție de operațiuni |
| PFA cu salariați | D212 + D112 + registrul de evidență a salariaților | Anual + recurent |
| PFA intrat în calendarul e-Factura | Transmiterea facturilor în RO e-Factura | La fiecare factură, în termenul legal |
Cum plătești ce ai declarat
Impozitul pe venit și contribuțiile rezultate din Declarația Unică se plătesc la termenul prevăzut de lege pentru anul respectiv. Plata se poate face online, prin Spațiul Privat Virtual sau prin Ghișeul.ro, cu card bancar, ori prin ordin de plată din contul bancar al PFA-ului către conturile de trezorerie corespunzătoare. Recomandarea practică este să nu aștepți ultima zi: sistemele sunt aglomerate în perioada termenului, iar o plată eșuată tot te lasă în întârziere.
- Ține evidența pe tot parcursul anului: încasări, plăți, documente justificative, într-un registru pe care îl actualizezi lunar, nu în martie următor.
- Verifică-ți în Spațiul Privat Virtual obligațiile active și eventualele notificări, cel puțin o dată pe lună.
- Cu o lună înainte de termenul Declarației Unice, descarcă formularul în vigoare de pe anaf.ro și citește instrucțiunile de completare pentru anul respectiv.
- Confirmă cu un contabil regimul de impunere (normă de venit sau sistem real) și încadrarea la CAS și CASS, înainte să completezi.
- Depune declarația electronic prin SPV și păstrează recipisa de confirmare.
- Programează plata cu câteva zile înainte de termen și verifică apoi fișa pe plătitor, ca să vezi că suma s-a închis corect.
Greșeli frecvente care costă
Prima este confuzia dintre încasare și facturare: la PFA, regula generală este contabilitatea în partidă simplă, pe încasări și plăți, deci o factură emisă și neîncasată nu se tratează la fel ca una încasată. A doua este ignorarea obligațiilor în anii fără activitate — un PFA activ în registrul comerțului, chiar fără venituri, rămâne cu obligații declarative. A treia este completarea din obișnuință, cu regulile de acum câțiva ani, când formularul și plafoanele s-au schimbat între timp.